home
Home Methoden Actueel Kennis delen Links Contact

Drive

Flow Profile is een eigen/wijze kijk op bedrijfsprocessen. Eigen, omdat de methoden niet zijn gebonden aan leveranciers van software. Wijs, omdat de methoden uitgaan van het werk van mensen, in plaats van systemen.
Eigenwijs, omdat het processen beschouwt als een manier van organiseren. Dat heeft consequenties voor het ontwerpen en ontwikkelen ervan, evenals voor het uitvoeren van werk op basis van beschreven processen.
Elke instelling of elk bedrijf kan voordeel hebben bij het organiseren van mensen en middelen rondom goed gedefinieerde producten, door in eenvoudige, helder beschreven processen de samenwerking tussen verschillende disciplines te laten zien. Flow Profile processen doen dat als volgt:
  • Ze leggen vast hoe verschillende afdelingen of mensen (’rollen’) samenwerken om een goed resultaat te behalen.
  • Ze zijn leidend voor IT-oplossingen; dat geeft effectiviteit en efficiëntie tegelijk.
  • Ze beschrijven hoe risico’s in de hand worden gehouden.
  • Leggen resultaat- en procesindicatoren vast, waarop de (proces)manager kan sturen.

Flow Profile processen zijn meer dan een ’stroomschema’, ze zijn minder gedetailleerd dan procedures, geven mensen de ruimte om hun specialisme uit te voeren en zorgen tegelijk voor voldoende houvast voor de sturing van het werk. Allemaal redenen om nu écht met processen aan de slag te gaan!

Methodische aanpak

Flow Profile onderscheidt twee methoden voor het ontwerpen, invoeren en managen van processen: Bizzflow en Optiflow.
Bizzflow ’ondervraagt’ uw organisatie en bepaalt op welke punten procesbeschrijvingen de sturing zouden kunnen verbeteren. Optiflow is een methode voor het ontwerpen, beschrijven en aangepast houden van processen.
 
Of ze nu beschreven zijn of niet, elke organisatie heeft bedrijfsprocessen. Medewerkers die langer meelopen meer overzicht. Verbeteringen hebben gewoonlijk tot doel het werk meer efficiënt te laten verlopen. Vooral de dynamiek in organisaties leidt tot een constante focus op kostenbeheersing.

Zodra de organisatie wordt geconfronteerd met eisen van flexibiliteit, meer regelgeving, eisen van bovenaf of van buitenaf (benchmarking!) of opgelegde kostenreducties, komen de beperkingen van traditioneel organiseren boven water. Het is dan verstandig op een andere manier naar de processen te kijken. Processen bieden de mogelijkheid een afweging te maken tussen kostenbeheersing (’efficiëntie’), doelmatigheid (effectiviteit, commercie) en risico’s. Een constante focus op procesmanagement is dan wel een voorwaarde. 

Procesmanagement
De kern van procesmanagement is om via een ’model’ van een proces op de belangrijkste organisatie-aspecten te kunnen sturen.
Via resultaatindicatoren wordt gewoonlijk de informatie worden verkregen die laat zien of de doelstellingen zijn gehaald. Daarop is sturing mogelijk. In het algemeen wordt deze vorm van sturing ’procesmanagement’ genoemd.
Maar procesmanagement is veel meer. Het omvat het sturen van een organisatie door middel van processen in de richting van vooraf gestelde doelen. Ook het ontwerpen, implementeren en uitvoeren van processen valt er onder. Tijdens de uitvoering is een constante bijsturing op basis van de bedrijfsdoelstellingen, het bedrijfsbeleid en de -regels mogelijk.
Processen leveren tenslotte een uitgelezen mogelijkheid om een integere bedrijfsvoering in te richten en risicomanagement toe te passen. 
Processen en IT
Voor de IT zijn alle uitzonderingen en details noodzakelijk; voor management en medewerkers is inzicht in de werkzaamheden, risico’s en beschikbare hulpmiddelen (ook IT-systemen) het belangrijkst. Flow Profile procesbeschrijvingen verschillen dan ook van de ’IT’-procesbeschrijvingen op twee belangrijke punten: 
  • Ze zijn gericht op het werk van mensen, niet op wat een systeem moet doen. 
  • Ze gaan uit van bedrijfsvoering in plaats van de technologie.
Implementatie

Wanneer medewerkers beschikken over voldoende kennis om hun werk te kunnen doen, kan in een procesbeschrijving worden volstaan met een opsomming van wie wat doet en van risicopreventie-handelingen. Voor medewerkers is het van belang dat zij weten waarvoor handelingen bedoeld zijn en dat zij daarop gecontroleerd worden. De nadruk bij implementatie komt te liggen op een leertraject waarin medewerkers het hele proces en het werk van aanpalende afdelingen leren kennen.
Naast hun vakkennis en kennis op het gebied van risico’s, regelgeving en ontwikkelingen daarin hebben medewerkers kennis nodig van:

  • De handelingen die ze moeten uitvoeren;
  • De samenhang van hun werk met dat van anderen;
  • De manier waarop hun werk bijdraagt aan de (tevredenheid van de) klant;
  • De doelstellingen die voor hun werk en bij voorkeur het hele proces zijn afgesproken.

Een goede procesbeschrijving geeft op deze punten houvast in plaats van rigide voorschriften!

leeg0
Methoden algemeen
Optiflow
Bizzflow
Nieuws
Downloads
Cursussen
Consultancy
leeg4
Informatie aanvraag